תקשורת נמצאת בלב הפעילות העסקית, מאז ומתמיד. כיום, הדבר מתבטא בין השאר במרכזיות המשוכללות בהן ניתן להשתמש. כדאי לבעלי עסקים להתמצא במה שהן מציעות:
תזכורת – התקשורת משתכללת
נזכיר, כי בעבר נעשה בעסקים שימוש רב במרכזיות טלפוניה פיזיות פנימיות. מרכזיות כאלה עדיין קיימות ובשימוש, אבל הן מוחלפות בהדרגה במרכזיות VoIP ובמודל של שכירת שרות במקום רכישת ציוד. בעזרת חברה שמפעילה שירות מרכזיות, ניתן כיום גם לקבל מענה מלא לצרכי התקשורת בעסק וגם להוריד מהראש את הטרדות והעלויות שכרוכות בטיפול השוטף בתשתית זו. מדובר בשילוב משמעותי מאוד לעסקים, אשר בהתאם לכך "מצביעים בארנק" עבורו.
גיבוי וחיפוש
המרכזיה של Voicenter מאפשרת להקליט שיחות וגם לגבות (לארכב) הקלטות אלה באופנים שונים. ניתן להתאים זאת לשלוחות ספציפיות ולהעביר את הגיבוי לענן או להתקנים שונים בהתאם לנדרש. על המידע שנשמר כך, ניתן לבצע חיפוש מהיר ונוח, תוך התחשבות בהרשאות גישה שונות.
ניהול מתקדם
שירות המרכזיה של Voicenter מאפשר לבצע ניהול מתקדם על פעילות המרכזיה לסוגיה. זאת, החל מיכולות בסיסיות כמו פירוט שיחות או ניהול השלוחות ועד יכולות מתקדמות כמו מעקב וניתוחים מתוחכמים שונים. למשל, לשפר את הבנת האינטראקציה עם לקוחות, בעזרת דו"ח מעקב שיחות ננטשות או ניתוח זמני ההמתנה. יכולות אלה, ניתנות ליישום בקלות גם בניהול מרחוק, היבט שחשוב תמיד, אך במיוחד במצבי משבר שונים.
שיחות ועידה
בעסקים, עולה לעתים קרובות הצורך לבצע שיחות רבות משתתפים. מערכת מתקדמת של מרכזיה וירטואלית, כמו זו Voicenter, מאפשר לעשות זאת בקלות ולמנף מגוון אפשרויות מתקדמות. המערכת תשלח למשתתפי הפגישה זימונים בדואר אלקטרוני. ניתן לחבר אותם לשיחה, באמצעות התקשרות מרוכזת לכולם מהמערכת או בכך שמאפשרים להם לחייג למספר מקומי מיוחד. לשם כך, המשתתפים זקוקים רק לטלפון רגיל, קווי או סלולארי, ללא ציוד עזר מיוחד. בשיחה עצמה, ניתן להגדיר שמשתתפים מסוימים יוכלו רק להאזין, בעוד שאחרים יורשו גם לדבר.
IVR – Interactive Voice Response
באמצעות יכולת ניתוב שיחות מתקדמת, ניתן לענות אוטומטית לשיחות נכנסות מלקוחות. בזמן המתנתם, הלקוחות יוכלו לשמוע הודעות או מוזיקה לבחירתכם. תוכלו לאפשר ללקוח לנתב עצמו לשלוחה המתאימה, לקבלת מידע לבקשתו או לביצוע פעולות, באמצעות בחירת מקשים ללחיצה בטלפון. בעזרת ה-IVR, תחסכו בכוח אדם ובזמן ואף תשפרו את שרות הלקוחות.
חיבורים לפי הצורך
ניתן לבצע במערכת חיבורים לסוגי מערכות נוספים, בהתאם לצורך. לדוגמה – חיבור לאתר אינטרנט, כך שלקוח שמזין פרטי קשר, יקבל אוטומטית שיחה מהעסק. דוגמה נוספת: חיבור למערכת CRM, בכדי להעלות פרטי לקוח שמתקשר לעסק, עבור המוקדן שיטפל בו.
אבטחה ושרידות
מעבר להגדרת הרשאות גישה שהזכרנו קודם, המערכת מספקת תכונות אבטחה נוספות, כולל הצפנת שיחות (אפילו פורסם כי Voicenter השיקה מערכת הצפנת שיחות מבוססת ענן). היא בנויה לשרידות גבוהה בפני מגוון איומים, גם אבל לא רק בנושא האבטחה. עבודה מול כמה חוות שרתים, מספקת שרידות לגבי שיבושים בפעילותן. מידע הלקוחות נשמר בכמה עותקים, בכדי לספק גם לו שרידות מיטבית. מבחינת זמינות עובדים, שיחות עשויות להיות מנותבות אוטומטית למספר חלופי, במקרה שהמספר הראשון לא זמין.
Voicenter SIM הוא כרטיס סים לטלפונים סלולאריים, שמספק את תכונות המרכזיה ללא תלות בתשתית האינטרנט הביתית.
לסיכום
למרכזיות אלה יש למעשה עוד יכולות רבות, כולל שירותי מספור וביצוע שיחות פנימיות בעסק בחינם וכן שירותי פקס. מחברת Voicenter ניתן לרכוש גם ציוד תומך כגון טלפונים, אוזניות ונתבים. בשורה התחתונה, לכול בעל עסק מומלץ כיום להכיר תחום זה ולנצל את תועלותיו הגדולות.